LA PROTECCIÓN DE DATOS EN LAS RELACIONES LABORALES. SEGUNDA PARTE.

Continuamos con el resumen de la guía publicada por la agencia española de protección de datos sobre “la protección de datos en las relaciones laborales”, en esta ocasión para hacer referencia a la INSCRIPCION DE FICHEROS.

¿Que es un fichero? Generalmente se identifica el concepto de “fichero” o “base de datos” con los programas existentes que ofrecen ese tipo de prestación. Sin embargo la definición legal es mucho más amplia y desborda esta clase de software. Por tanto, el objeto al que se aplica la LOPD no se identifica con un programa informático determinado.

Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. (art. 5 RDLOPD)».

Para que se trate de un fichero sujeto a la LOPD debe permitir el acceso a los datos «con arreglo a criterios determinados», por tanto debe contar con algún criterio de ordenación que permita recuperar datos de una persona determinada.

Ej. Apellidos nombre, número o código de cliente o factura, fecha, domicilio, teléfono…

El concepto de fichero no sólo se aplica a programas informáticos. La LOPD se aplica a los datos personales incluidos en soportes no informáticos cuando puedan ser objeto de tratamiento.

«Fichero no automatizado: todo conjunto de datos de carácter personal organizado de forma no automatizada y estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan acceder sin esfuerzos desproporcionados a sus datos personales, ya sea aquél centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica. (Art. 5.1.n) RDLOP)»

Ej. Archivos organizados en soporte papel como historias clínicas, currículos, facturas. Grabaciones analógicas de audio o video de un sistema de video vigilancia. Negativos fotográficos.

El elemento determinante para identificar un fichero o un tratamiento no automatizado sometido a la legislación sobre protección de datos reside en que se trate de información estructurada en la que resulte posible recuperar los registros relativos a un individuo determinado.

La LOPD establece el deber de notificar los ficheros.